Integritetspolicy för Sölvesborgshem

Dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen, eller GDPR som förkortning av The General Data Protection Regulation, innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Dataskyddsförordningen ersatte personuppgiftslagen (PuL) den 25 maj 2018 och gäller inom hela EU.

Syftet med GDPR är att skydda enskilda personer vad gäller behandlingen av deras personuppgifter, men också att säkerställa fritt flöde av personuppgifter inom EU.

I Sverige finns kompletterande bestämmelser i lag 2018:218 med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (kallas dataskyddslagen) och även en svensk förordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordningen 2018:2019.

Personuppgiftsansvarig

Sölvesborgshems styrelse är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandling av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som fysisk person som är i livet, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Vad avses med behandling av personuppgifter?

”Behandla” är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Vår behandling av personuppgifter

Nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar, när, hur och varför.

Om du söker bostad, lokal, parkering eller garage hos oss
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Uppgifterna ligger kvar så länge du väljer att vara registrerad hos oss. Om du inte förnyar din registrering kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Myndigheter får enligt art 6.1f GDPR ej använda intresseavvägning men Sölvesborgshem är ett kommunalt aktiebolag och likställs ej som myndighet i detta avseende.

När du erbjuds bostad hos oss
När du erbjuds en bostad behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om boende- och familjeförhållanden. Det innebär bland annat att vi tar en kreditupplysning, gör bakgrundskontroll, behandlar andra intyg och uppgifter som lämnas till oss. Finns en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge du är registrerad som sökande hos oss.

När du erbjuds lokal, parkering eller garage hos oss
När du erbjuds en lokal, parkering eller garage behöver vi ta en kreditupplysning.

När du är hyresgäst/kund hos oss
När du får ett hyresavtal hos Sölvesborgshem kommer bolaget att behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Det innebär att Sölvesborgshem kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna t ex skicka ut hyresavier, registrera inbetalningar av hyra, läsa av förbrukning av el, vatten och värme eller när vi skickar ut information. Dessutom kommer vi att behandla dina personuppgifter i samband med hyresförhandlingar. Vidare kommer Sölvesborgshem behöva behandla dina personuppgifter för att tillhandahålla och marknadsföra bolagets och andra företags tjänster. Om det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk kommer Sölvesborgshem också att behandla dina personuppgifter. Det kan t ex ske om det förekommer störningar eller uppstår skador i lägenheten. Även vid försenade eller uteblivna hyresbetalningar kommer vi behandla dina personuppgifter. Sölvesborgshem kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter, t.ex. om något skall repareras i din lägenhet. Sölvesborgshem kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Om du har skyddade personuppgifter kommer Sölvesborgshem att hantera dina uppgifter enligt bolagets rutiner för sådana.

Om du kontaktar oss
Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Sölvesborgshem i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Om du är anställd hos Sölvesborgshem
Är du anställd behandlar vi personuppgifter om dig. Det kan t ex vara namn, personnummer, mejladress, telefonnummer, adress, konto- och bankuppgifter, anställningsposition och närmast anhörig. Vi kan också komma att behandla personuppgifter i samband med löne-, utbildnings- och utvecklingssamtal. Intyg och betyg kan komma att behandlas.

Om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners
Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig.

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt tillämplig lagstiftning

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen och vi gallrar dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning. Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår informationshanteringsplan.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

För att kunna tillhandahålla våra tjänster och i övrigt bedriva vår verksamhet anlitar vi olika leverantörer. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Leverantörerna får inte använda personuppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten eller på de villkor som vi anger.

Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning eller om vi har ett berättigat intresse av att lämna ut personuppgifterna, exempelvis till ett försäkringsbolag, en leverantör eller till olika myndigheter.

Då vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar innebär det att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut handlingar. Det innebär att e-post och andra handlingar som skickas till oss blir allmänna handlingar.

Vilka rättigheter har du?

Registerutdrag
Som registrerad har du rätt att utan kostnad få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig i våra register. Din begäran om registerutdrag ska vara skriftlig, egenhändigt undertecknad och innehålla uppgift om ditt namn och personnummer. Du hämtar sedan utdraget hos kundtjänst.

Du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet vid utlämnandet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Besöksadress till kundtjänst är:

Sölvesborgshem
Stortorget 1
294 31 Sölvesborg

Vill du ha ut handlingarna där dina personuppgifter ingår får du begära ut dessa enligt offentlighetsprincipen.

Rättelse av personuppgifter
Om du upptäcker att någon eller några av de personuppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga eller missvisande, har du rätt att få den eller de rättade.

Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”)
Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar. Vi kan inte heller radera dina personuppgifter när de behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag. Det kan också finnas lagstadgade krav på lagring av personuppgifter.

Invändning mot personuppgiftsbehandling
Som registrerad har du rätt att invända mot de personuppgiftsbehandlingar som genomförs. Invändningen, samt skälen för detta, ska i sådana fall lämnas till oss. Vi tar ställning till om invändningen ska avslås eller bifallas. Om din invändning bifalles kan detta innebära att vi inte kan leva upp till våra åtaganden gentemot dig.

Rätt att lämna klagomål
Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till personuppgiftsansvarig via mail info@solvesborgshem.se

Du kan även vända dig till vårt dataskyddsombud Therese Jigsved, Kommunalförbundet Sydarkivera, via e-post dataskydd@sydarkivera.se

Om du fortfarande inte är nöjd med hur vi sköter ditt ärende har du rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) med ditt klagomål, besök www.imy.se

Överklagande
Vissa beslut enligt dataskyddsförordningen kan överklagas om personuppgifts-ansvarig är en myndighet enligt 7 kap 2 § dataskyddslagen. Sölvesborgshem är ett kommunalt aktiebolag, men räknas inte som myndighet när det gäller möjligheten att överklaga beslut. Sölvesborgshems beslut med anledning av dina rättigheter går därför inte att överklaga.

Övriga upplysningar
Du hittar också mycket information om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)s webbplats (www.imy.se).