Strategi för fastighetsunderhåll

Bakgrund

Sölvesborgshem har inte tidigare antagit någon strategi för fastighetsunderhåll.

Förhållningssättet är att en ny strategi för fastighetsunderhåll behöver antas varje år, eftersom förhållanden och insikter kan ändras ganska fort. Av samma skäl har förhållningssättet varit att inte peka ut konkreta tids- och måldefinierade åtgärder. Istället är andemeningen att vissa ämnesområden ska bevakas och ageras i, när tillfälle totalt sett ger möjlighet för det.

Styrelsens antagande av ny strategi för fastighetsunderhåll och femårsplan ska behandlas under varje vår året innan.

Ytterligare en aspekt är att ansvariga för respektive område inte definieras. Det bygger på antagandet att underhållsfrågorna är ett ansvar för hela företaget och att flera olika funktioner inom företaget från tid till annan behöver integreras i arbetet. Inte minst för medlemmar i ledningsgruppen är fastighetsunderhållsfrågorna viktiga att bevaka och agera i.

Strategin är upplagd så att olika områden presenteras, och inom dem beskrivningar av vad som görs och hur det fortsatta arbetet ska vara.

Det kan antas uppskattas av hyresgästkollektivets med relativt låga hyreshöjningar, förutsatt att fastigheternas skick och servicenivån inte påverkas negativt. Således bör Sölvesborgshem ha en tydlig kostnadsmedvetenhet, med bibehållen och ännu hellre utvecklad kvalitet i fastigheter och service.

Denna strategi gäller för de allmänna fastigheterna och för omsorgsfastigheterna i Sölvesborgshem.

Övergripande ambitioner

Vad som görs

En underhållsåtgärd ska göras när fastighetskomponenten bedöms sakna tillräcklig funktion, eller i närtid kommer att förlora den. En underhållsåtgärd kan vara motiverad i ett tidigare skede, förutsatt att komponentens förlorade funktionalitet innebär en väsentlig förlust direkt ekonomiskt för Sölvesborgshem, eller leveransmässigt till kunden.

En underhållsåtgärds primära syfte ska vara att bibehålla funktionalitet. Utvecklad funktionalitet ska prövas mot den totala ekonomiska effekten.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Beslutsprocess

Fortsatt arbete

Sölvesborgshems styrelse ska inför kommande år besluta om vilka underhållsinvesteringar som ska göras.

Det ekonomiska utrymmet för underhållsinvesteringar ska uppgå till 75 proc av de beräknade avskrivningarna för året. I den mån en underhållsinvestering genererar en intäkt ska motsvarande andel inte anses ingå i det ekonomiska utrymmet.

Dock ska endast 75 proc av det ekonomiska utrymmet för underhåll tas i anspråk i detta beslut (”särskilda investeringar”). Återstående 25 proc av det ekonomiska utrymmet för underhållsåtgärder (”övriga underhållsinvesteringar”) ska beslutas av vd under löpande år. Akuta underhållsåtgärder ska vara inbegripna i det planerade ekonomiska utrymmet.

Negativ budgetavvikelse från investeringsåtgärd som godkänts av styrelsen, ska underställas styrelsen om avvikelsen är mer än tio procent.

Negativ budgetavvikelse innebär att utrymmet för övriga underhållsinvesteringar minskar i motsvarande mån.

I samband med att styrelsen årligen antar en ny strategi för fastighetsunderhåll, ska en femårsplanering för underhållsåtgärder prövas. Arbetet med att ta fram förslag till denna femårsplanering leds av fastighetsingenjören (eller annan som vd ger uppdraget till) i samverkan med berörda chefer och medarbetare.

Den innebär inte att underhållsprojekt godkänns, utan att de anses i sig förenliga med denna strategi, och att de tidsmässigt kan bli aktuella under perioden.

Beslut att genomföra ett visst projekt för nästkommande år fattas med styrelsens budgetbeslut.

Klimatavskiljande delar

Vad som görs

Kontroll av byggnaders fasader, tak, fönster och dörrar skall göras med bedömning på funktion, täthet och väderskyddande förmåga.

Yttertak och takbeläggningars funktion bedöms vara särskilt prioriterade och kontroll av yttertak och dess genomföringar såväl utvändigt samt invändigt (vindar etc) ska göras årligen.

Förebyggande och funktionsförlängande åtgärder såsom tvättning av tak och tvättning och ommålning av fasader ska beaktas även i syfte att förlänga byggnadsdelens livslängd.

Vid underhåll av yttertak skall även taksäkerhet och framtida arbetsmiljö beaktas.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Installationsteknik

Vad som görs

Om reservdel för en viss installation inte längre finns att tillgå, ska installationen ändå att fortsätta att användas. En underhållsåtgärd kan vara motiverad i ett tidigare skede, förutsatt att komponentens förlorade funktionalitet innebär en väsentlig förlust direkt ekonomiskt för Sölvesborgshem, eller leveransmässigt till kunden.

Teknisk utrustning, installationer och rörsystem för värmesystem och tappvattensystem ska kontrolleras, besiktigas och ronderas kontinuerligt och med fokus på förebyggande åtgärder. Avläsningar av aktuell förbrukning ska göras regelbundet och större avvikelser kontrolleras.

Stambytesprojekt i flervåningshus genomförs om det anses motiverat. Beslut för stambyte tas med hänsyn av befintlig funktion, och befintliga ledningar avseende vatten och avlopp kontrolleras och filmas innan beslut om åtgärd. Vid stambytesprojekt ska även möjligheter till badrumsrenovering och standardhöjande åtgärder undersökas och beaktas.

Vid enstaka skada/läcka på stående stammar eller vid djupt liggande bottenavlopp kan så kallad relining av avlopp vara ett alternativ.

Stambytesprojekt i marklägenheter kan utföras separat per lägenhet, och genomförs om det anses motiverat.

Ventilation och inomhusklimat i lägenheter ska beaktas, och även vid övriga underhållsprojekt (till exempel fönster- eller dörrbyte) ska eventuella konsekvenser på befintliga ventilationssystem utredas.

Vid underhåll av värmesystem, tappvattensystem och avlopp ska branschreglerna ”Säker Vatteninstallation” följas.

Vid underhåll av installationer i storkök, tvättstugor etc ska energianvändning och vattenförbrukning beaktas vid val av nya maskiner och utrustningar.

Vid underhåll av installationsteknik ska framtida arbetsmiljö beaktas.

Vid underhåll av installationsteknik ska brand- och ljudkrav beaktas och uppfyllas i vägg- och bjälklagskonstruktioner.

Vid underhåll av installationsteknik ska omvärldsbevakning göras och digitala möjligheter undersökas. Vid digitala lösningar ska hög driftsäkerhet och IT-säkerhet beaktas och prioriteras.

Vid val av system i samband med större installationsprojekt ska förutsättningar för automation bedömas.

Vid val av system och programvaror ska möjlighet till leverantörsoberoende beaktas.

Vid arbeten med klimatprestanda ska täckning för mobiltelefoni beaktas.

Vid felanmälningar av värme och inomhusklimat ska branschorganisationen SABO:s rekommendationer följas.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Lägenheter och allmänna utrymmen

Vad som görs

Ytskikt, samt köks- och badrumsinredningar och -utrustning, ska inte bytas så länge de har full funktion. Dock kan byte ske i samband med annat projekt, om samordningsfördelarna är uppenbart fördelaktiga. Det kan till exempel vara badrumsrenoveringar i en hel fastighet i samband med ett stambytesprojekt.

Vid badrumsrenoveringar ska generellt befintliga badkar ersättas med öppen duschplats.

Designskäl och verksamhetsfunktionsrelaterade skäl är som regel inte tillräckliga för att motivera en underhållsåtgärd. På beställning av omsorgsverksamheten i Sölvesborgs kommun, kan design- och verksamhetsfunktionsrelaterade åtgärder vidtas, dock utanför ordinarie hyra.

Årligen ska en översiktlig bedömning göras av funktion såvitt gäller kök och badrum vars ekonomiska livslängd är utgången.

Vid underhåll av lägenhetsdörrar ska så kallade säkerhetsdörrar beaktas, och komplett installation för täthet avseende ljud, lukt, brand och brandgaser bör göras. Säkerhetsdörrar ska ses som standardhöjande och därmed hyreshöjande.

Vid Sölvesborgshems underhåll av lägenhet kan hyresgäst inte välja mer än de alternativ som Sölvesborgshem presenterar.

Hyresgäst har enligt lag rätt att vidta vissa åtgärder i lägenheten. Sölvesborgshem godkänner inte åtgärder som går utöver vad som gäller enligt lag. Särskilt viktigt är att hyresgäst inte skadar byggnadsdelar med tätskikt eller köksinredning.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Utemiljö

Vad som görs

Årligen genomförs ett större utemiljöprojekt, om det anses motiverat. Som en del av dessa projekt ska effektivisering av parkarbetet alltid ingå, med en god estetisk ambitionsnivå.

Återställande av lägenheters egna uteplatser och gräsmattor kan ske kontinuerligt, i tydlig kombination med följsam uppsikt över hur de sedan sköts.

Arbetsminskande utrustning och material i utemiljö ska prövas utifrån den totala ekonomiska effekten

Vid utemiljöprojekt ska även tillgänglighet beaktas.

Nyanläggande av parkeringsplatser – utom i nyproduktion – är inte prioriterat.

Placering och val av buskage och träd ska ske med beaktande av konsekvenser (till exempel fukt och rötter) på byggnader, kulvertar och parkeringsplatser. Detta gäller även för hyresgästernas uteplatser och gräsmattor.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Miljö

Vad som görs

I samband med underhållsprojekt prövas möjligheterna att minska den ekologiska påverkan i produktion och fastighetsförvaltning.

Sölvesborgshems miljöstrategi ska tillämpas.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Rondering och besiktning

Vad som görs

För närvarande pågår ett omfattande inventeringsarbete, såvitt gäller komponenter i Sölvesborgshems hela fastighetsbestånd. Detta skapar en hög kvalitet på data. Därefter ska processer för ronderingar utvecklas. Syftet med dessa processer för rondering är att minska frekvensen och omfattningen av akuta underhållsåtgärder, samt att skapa bättre framförhållning med planerade underhållsåtgärder.

Rondering och besiktning inom ramen för det systematiska brandskyddsarbete som åligger Sölvesborgshem ska genomföras och dokumenteras. I de fall där extern kontroll krävs ska det säkerställas att dessa utförs och att tillämpliga avtal finns om så krävs och följs.

Efter större stormar ska särskild okulär rondering och besiktning av yttertak ske.

Tekniska system avseende till exempel värme, ventilation, hiss, brandsläckningssystem, nödbelysning och brandlarm ska kontrolleras och besiktigas enligt fastställda rutiner. Rondering och besiktning på plats i pannrum, fläktrum etc ska genomföras regelbundet.

För myndighetsbesiktningar som krävs ska det säkerställas att dessa utförs och att tillämpliga avtal finns om så krävs och följs.

Vid tillsyn från tillsynsmyndigheter som Räddningstjänsten ska Sölvesborgshem närvara. Eventuella åtgärder ska beslutas med kostnadsmedvetenhet och hänsyn till aktuella lagar.

Lägenhetsbesiktningar inkl uteplatser sker redan nu systembaserat.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.

Hyresgästers egna åtgärder

Vad som görs

Hyresgäst har vissa rättigheter enligt lag, men åtgärder som går utanför dessa rättigheter tillåts inte av Sölvesborgshem.

Om hyresgäst har vidtagit egna åtgärder (till exempel byggt trädäck eller lagt plattor) ersätter inte Sölvesborgshem hyresgästen för att detta skadas genom Sölvesborgshems verksamhet.

Fortsatt arbete

Förhållningssättet bör fortsätta att tillämpas.